Журнал «Логистика» № 3/2013

Современный бизнес все больше ориентируется на снижение фактора влияния ошибок персонала на любые проводки в информационных учетных системах компаний. Если говорить о WMS, то мы постоянно стремимся к тому, чтобы все процессы на складе были автоматизированы и максимально управлялись самой системой.

Серьезной проблемой для многих компаний является отсутствие актуальных данных о запасах товара на складе в определенный момент времени. Следует заметить, что подавляющее большинство компаний, организующих работу на своих складах с использованием , имеют корпоративную информационную систему учета, называемую . В роли EPR-системы выступают такие программные средства, как 1С, SAP и другие.

ERP является основной базой для работы различных департаментов: бухгалтерия сводит остатки и готовит отчетность, служба закупок формирует заказы на закупку, отдел продаж принимает и обрабатывает заказы клиентов и т.д. Так или иначе все эти операции тесно связаны со складской деятельностью. Как правило, для передачи информации между управляющим офисом и складом используется электронная почта, различные виды табличных документов, которые зачастую составляются вручную или полуавтоматически: выгрузка из ERP или с последующей ручной обработкой.

В качестве примера можно рассмотреть процесс обработки данных о размещенном заказе на отгрузку со склада. Когда менеджер получает заказ от клиента, он формирует его в системе ERP, после чего ему нужно передать на склад необходимую информацию для начала подготовки заказа. Когда заказ срочный и очень важный, скорость передачи данных на склад является одним из ключевых факторов успешной обработки. Если между ERP и WMS не настроена бесшовная интеграция, в качестве носителя информации в лучшем случае выступает Excel-файл, который отправляется по почте. Далее оператор либо вручную переносит данные в систему, либо подкачивает файл (если такая функциональность предусмотрена WMS), предварительно приведя его к требуемому формату. Очевидно, что процесс не оптимален, и малейшая ошибка может привести к серьезным последствиям: срыву отгрузки, отказу в приемке, приемке незаявленных товаров, некорректной работе некоторых складских процессов из-за неверно введенной информации о товаре и т.д. И это лишь один из примеров.

Работа значительной части отделов предприятия зависит от оперативного доступа к балансам склада, поэтому возникает необходимость в том, что процесс обновления запасов в ERP-системе в режиме online шел автоматически. При отсутствии интеграции такое обновление происходит раз в сутки или реже и опять же с использованием человеческого ресурса. Подобное решение сложно назвать рациональным.

Когда мы говорим об интеграции, мы подразумеваем обмен данными в обоих направлениях: из ERP в WMS, из в ERP. Системы обмениваются справочниками, информацией о приходе и расходе товара, данными о балансах товара, об изменении статусов товара и т.д. Итак, что же нужно, для того чтобы обмен данными между двумя системами производился в автоматическом режиме? Как правило, вопрос интеграции сводится к решению следующего ряда задач:

1. Определить основные объекты для передачи из ERP в WMS. Это могут быть:

• данные справочников: товаров, контрагентов, владельцев, пользователей и т.д.;
• данные о заказах на поставку;
• данные о заказах на отгрузку.

2. Определить основные элементы для передачи из WMS в ERP. Например:

• данные об измененных товарах (в случае исправления данных в карточке товара);
• данные о принятых поставках (о реально принятом товаре);
• данные об отгруженных заказах (о физически отгруженном товаре);
• данные о перемещениях запасов (инвентаризационные проводки по корректировке остатков, изменение атрибутов товарных партий: сроки годности, категории запасов и пр.);
• общая информация об остатках (картина стока для сверки запасов в разрезе категорий: доступных и блокированных запасов, запасов на карантине, на контроле качества, в браке и т.п.).

3. Для каждого объекта обмена определить набор конкретных параметров (полей) для передачи между системами. Например, для заказа на отгрузку это могут быть:

• поля заголовка;

Дата планируемой отгрузки и т.д.;

• поля позиций заказа;

Количество;

Условия по остаточному сроку годности и т.д.

Чтобы принимающая система корректно обрабатывала импортируемые данные, очень важно правильно настроить обработчик, который эти данные передает. Как правило, по- мимо самой передачи данных обработчик должен выбирать параметры, необходимые для корректной работы принимающей системы. Например, при передаче заказа на отгрузку из ERP в WMS, обработчик должен выбирать нужную в данном случае «стратегию» отбора товаров, опираясь на им- портируемые данные (в зависимости от типа товара, типа получателя и т.д.).

4. Для каждого параметра установить набор технических характеристик, таких как:

• длина поля;
• тип данных (символьный, буквенный);
• перечень допустимых значений поля.

Набор необходимых данных определяется в зависимости от принципов работы и ERP-систем.

Для справочников нужно дополнительно определить ту систему, в которой он будет заполняться (как правило, данные справочников первоначально вносятся в одну систему, затем в процессе обмена передаются в другую). Чтобы не было путаницы и дублирования записей, ведущей системой чаще всего выбирается ERP, а WMS становится подчиненной. Это значит, что запись в WMS-системе можно дополнить специфическими для склада данными, но нельзя создавать новые записи, которые содержатся в справочниках ERP.

5. Определить способ доставки данных от одной системы к другой. Многие системы позволяют обмениваться данными не через файлы, а напрямую, как с помощью встроенных обработчиков (например, интеграционный интерфейс в SAP), так и с помощью обработчиков, создаваемых компанией-интегратором, при наличии доступа к таблицам и внутренним процедурам обеих систем (чаще это происходит, когда и WMS созданы разными разработчиками).

К другим способам можно отнести электронную почту, протокол FTP и прямое копирование по шифрованному каналу связи (например, VPN).

6. Определить формат и структуру файлов обмена (если принято решение делать интеграцию с помощью файлов, выгружаемых из одной системы и автоматически захватываемых другой). Это могут быть.xml, .txt, .csv и другие форматы, наиболее удобные для формирования и обработки. Опять же, выбор формата может быть обусловлен спецификой систем WMS и ERP. Каждая система должна иметь возможность как формировать, так и принимать файлы выбранного формата.

7. Определить периодичность и инициаторов обмена данными между системами. Передача информации должна происходить по определенному событию с заданным интервалом времени.

Другими словами, на этом шаге должны быть определены те события, документы, статусы и временные рамки их обработки, которые однозначно определяют момент, когда должен произойти обмен данными. При этом существуют два способа инициации процесса обмена:

• Ручной. В роли инициатора выступает человек, например, оператор склада, который выполняет определенное действие, например, подтверждает окончание приемки поставки, запуская процесс передачи данных из WMS в ERP о принятом товаре.
• Автоматический . Процесс обмена данными инициируется триггером самой системы либо триггером обработчика, который следит за изменением особых полей в базе данных системы и в случае срабатывания запускает процедуру передачи данных.

8. Определить способы контроля работоспособности процесса обмена данными.

Система сигналов об успешном завершении обмена, о потере связи, механизмы регистрации событий помогут проанализировать причины возникших проблем - одним словом, необходимо продумать систему обработки отказов.

Ну и, конечно, заключительным этапом в создании интеграции является реализация решения в соответствии с вышеопределенными правилами. При грамотном проектировании интеграции и правильно настроенной процедуре обмена данными механизм работает без сбоев в режиме 24х7. Участие IT-специалиста требуется только в экстренных случаях.

В завершение отметим, что механизм интеграции имеет ряд неоспоримых преимуществ.

1. За счет того, что при каждом изменении картины стока данные передаются из в ERP-систему, появляется возможность всегда иметь самую свежую информацию о товарных запасах на складе в . Это дает гарантию идентичности систем в разрезе балансов.

2. Интеграция позволяет расширять, изменять и синхронизировать данные справочников обеих систем в режиме реального времени.

3. Благодаря тому, что данные о планируемых заказах на поставку или отгрузку передаются на склад практически сразу после их создания в ERP системе, планирование складских ресурсов, подготовка товаров или складских зон начинается максимально быстро.

4. Разумеется, правильно выполненная задача интеграции позволяет сократить трудозатраты на дублирование информации, а также увеличить скорость обработки потока данных и избежать ошибок при их передаче.

3. Интеграция между подсистемами ERP. Она выражается, главным образом, в регламентированном обмене данными между подсистемами ERP. Нередко эти данные инициируют процессы в других подсистемах. Схема интеграции подсистем показана на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Схема интеграции основы КИИСУП

4. Гибкость при реализации структур управления в конкретных условиях. При этом состав функций, включаемых в подсистемы конкретной КИИСУП, может не полностью совпадать с функциональным наполнением подсистем базовой системы. Напомним, что под базовой системой понимается совокупность функций, входящих в состав программного обеспечения, на основе которого строится конкретная система. Это положение иллюстрируется на рис. 1.5.

A, B, C - подсистемы базовой системы.

A 1 , B 1 , C 1 - подсистемы реальной КИИСУП.

Примечание. Ориентация при построении КИИСУП на управление производственным процессом как единым целым, а не на автоматизацию деятельности отдельных подразделений, занимающихся управлением - это главное требование фактической поддержки целостности системы управления и её наиболее эффективного функционирования. При этом возможно несовпадение функционального наполнения подсистем КИИСУП и функциональных обязанностей в подразделениях - рис. 1.6.

A, B, C - подсистемы, входящие в организационную структуру.

A 1 , B 1 , C 1 - подсистемы КИИСУП.

Использование одних и тех же функций, требуемых для подготовки различных управленческих решений, встречается довольно часто, например, проверка уровня запасов на складе выполняется как при поступлении внешнего заказа, так и при формировании производственного заказа или заказа на приобретение.

5. Интеграция (комплексирование) в одном решении нескольких разнородных ресурсов. Особенно это проявляется на верхних уровнях планирования, При этом выбор состава ресурсов - за управленцем (рис. 1.7).

6. Интеграция управления всеми стадиями жизненного цикла изделия (рис. 1.8).

Это вид интеграции осуществляется на основе информации по всему жизненному циклу изделия, поддерживаемой подсистемами PLM, PDM.

7. Интеграция управления всеми стадиями производства.

8. Интеграция управления между всеми процессами преобразования ресурсов в продукцию.

9. Интеграция функций управления в виде структуры, включающей функции планирования, учёта, контроля, регулирования, анализа (рис. 1.11).

10. Интеграция КИИСУП с помощью BPMS системы

Фундаментальной особенностью современного этапа развития интеграции является применение BPMS в качестве универсального интегрирующего решения, обеспечивающего новый качественный уровень развития КИИСУП. В результате структура современной КИИСУП приобрела вид, представленный на Рис. 1.12.

На этой схеме представлены как основные современные подсистемы, связанные с развитием направления MRP-ERP-MES, так и подсистема BPMS интеграции и динамической адаптации КИИСУП под требования среды.

Представленные на схеме компоненты КИИСУП имеют следующую расшифровку.

КИАС- корпоративная аналитическая система. Обеспечивает компьютерную поддержку блокам анализа различных контуров управления.Согласно Рис 1.11. в контуре управления состоят блоки учёта, контроля, анализа, регулирования и планирования.

BPMS - business process management system - система управления бизнес процессами. Это интегрирующее средствоядро КИИСУП.

СЭБ/ЭК - системы электронного бизнеса и коммерции. Обеспечивают компьютерную поддержку бизнеса в WEB-сетях.

ERP - enterprise resources planning - планирование ресурсов предприятия.

APS - advanced planning and scheduling - расширенное планирование и диспетчирование.

EAM - enterprise actives management - управление активами предприятия.

CRM - client relationships management - управление взаимоотношениями с клиентами.

CSRP -client synchronized resources planning - синхронизированное с клиентами планирование ресурсов.

СЭД - система электронного документооборота.

ECM - electronic content management - управление электронным контентом.

SCM - supply chains management - управление цепочками поставок.

SRM - supplier relationships management - управление взаимоотношениями с поставщиками.

MES - manufacturing execution system - система оперативного управления производством.

AMM - advanced manufacturing management - расширенное управление производством.

PLM - product lifecycle management - управление жизненным циклом продукции.

PDM - product data management - управление данными о продукции.

CAD - computer aided design - автоматизированное проектирование (САПР).

CAM - computer aided manufacturing - автоматизированное производство.

CAE - computer aided engineering - автоматизированная разработка.

Эти девятнадцать подсистем изучаются в последующих лекциях.

Заключение и выводы

Все перечисленные способы интеграции в различной степени влияют на эффективность системы управления. Но, проявляясь в реальных системах, они позволяют строить сложные функциональные структуры управления. Эти структуры состоят из большого количества связанных между собой функций управления. Разрывы интеграционных связей, выпадение необходимых функциональностей или их слабая реализация снижают эффективность управления, поскольку создают в ней “узкие места”, “тупики”, приводят к решению задач на основе неточной и/или неполной информации, снижают качество решении и т. п. Поэтому при проектировании и эксплуатации системы вопросам интеграции должно уделяться первостепенное внимание.

Выводы:

Интеграция КИИСУП на базе ERP, MES и других технологий является особенностью и главным достижением современного состояния систем управления предприятиями. Она заключается в согласованном во времени и пространстве выполнении всех элементов процесса управления.

Интеграция как необходимый элемент организации управления, всегда прекрасно осознавалась, но её реализация стала возможной только на базе компьютеризации.

Интеграция в системах КИИСУП проявляется многими способами, в том числе в виде объединения в единое целое таких элементов производственных систем и производственных процессов, как:

систем ERP и CAD/CAM/CAE;

ERP, МЕS и других подсистем с внешней средой;

подсистем КИИСУП между собой;

подразделений предприятия;

стадий производственного процесса - от заготовительной до сборочной;

материальных ресурсов;

элементарных процессов, составляющих единый производственный процесс;

функций управления.

Фундаментальной особенностью современного этапа развития интеграции является применение BPMS в качестве универсального интегрирующего решения, обеспечивающего новый качественный уровень развития КИИСУП.

В практике работы предприятий интеграция КИИСУП приводит к размыванию границ между элементами производственных систем, более полному и всестороннему обоснованию управленческих решений, повышению профессиональных качеств управленцев.

Ведение основной и дополнительной деятельности компанией требуется сопровождать процессом обработки документов, который в свою очередь требует не только использования систем бухгалтерского учета или комплексных ERP-систем. С этой задачей лучше всего справляются ECM-системы, преемники систем электронного документооборота (СЭД). Они внедряются не только для «бюрократических» нужд, но и для уменьшения трудозатрат сотрудников, исключения дублирования информации и некорректного ввода данных. Но здесь зачастую может возникнуть проблема интеграции между системами ERP и ECM. Как ее решить, рассмотрим на примере 1С:Документооборот 8 (далее ДО).

Продукт располагает широкими возможностями для интеграции с другими информационными системами (далее ИС) или системами на базе 1С. Среди них – синхронизация данных и бесшовная интеграция.

Бесшовная интеграция означает, что возможности ДО можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций.

Бесшовная интеграция позволяет:

• Создавать документы в 1С:Документообороте на основании данных ИС, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов;
• Запускать бизнес-процессы по документам и справочникам ИС;
• Использовать 1С:Документооборот как хранилище файлов практически любого формата (изображения, тексты, видеофайлы, архивы и прочие файлы). Автоматизирована загрузка файлов и хранение всех версий документов;
• Создавать письма по данным ИС;
• Вести учет рабочего времени и многое другое.

Важно! Настройки, необходимые для осуществления интеграции, уже есть и в 1С:Предприятие 8, и во всех стандартных решениях.

Интеграция 1С:Документооборота с ИС на примере 1С:ERP Управление предприятием 2

В основе бесшовной интеграции лежит веб-сервис 1С:Документооборота. Он является частью документооборота и включен в типовую поставку. Данный веб-сервис не требует программирования и может быть опубликован на любом бесплатном веб-сервере. Поддерживается бесплатный сервер Apatch или Microsoft IIS.

Веб-сервер пользователь фактически не «видит». Он служит своего рода технологической платформой, на которой работает бесшовная интеграция. Со стороны интегрируемой конфигурации (в нашем случае – 1С:ERP) работает «Библиотека интеграции», коротая предоставляет те объекты, с которыми взаимодействует пользователь. Пользователь видит свои задачи в ДО с помощью библиотеки интеграции, видит списки возможных бизнес-процессов, которые можно запустить. Все это находится внутри конфигурации Управление предприятием. И пользователь взаимодействует с библиотекой интеграции внутри 1С:ERP.

Есть функции бесшовной интеграции, которые не требуют практически никакой настройки и создания объектов в документообороте. Например, это работа со списком задач в Управлении предприятием. Вы просто видите на рабочем столе 1С:ERP список задач, как если бы работали в ДО.

Второй пример простого использования интеграции – использование ДО как файлового хранилища. Вы можете выделить в базе 1С:Документооборот отдельную папку, и сканы договоров из 1С:ERP будут храниться в этой папке без создания каких-то дополнительных сущностей.

При желании использовать более интересные возможности бесшовной интеграции будут создаваться связанные объекты. Например, если вы заходите написать письмо, созданное на основании договора из 1С:ERP, и отправить своему коллеге или контрагенту.

Как настроить бесшовную интеграцию с 1С:Документооборот

Процесс настройки требует терпения и внимательности. Для иллюстрации мы выбрали программы 1С:ERP 2.2.4.0.67 и 1С:Документооборот ПРОФ (релиз 2.1.10.2) соответственно.

Настройка включает следующие шаги:

Устанавливаем веб-сервер Apache или IIS запуском из дистрибутива. Инструкция находится в поставке;

Подготовка ДО к использованию бесшовной интеграции. На этом шаге следует решить, какого рода объекты 1С:ERP будут участвовать в интеграции. Например, интеграция только по заказам клиентов и документам реализации. Эти действия выполняются пользователем с правами Администратора. Создадим в базе 1С:Документооборот папку «Из 1С:ERP» и два вида внутренних документов: «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Установим учет по контрагентам и суммам документов. Укажем, что нужно использовать сроки исполнения.

Определим папки для хранения документов из 1С:ERP. В нашем случае это папка «Продажи», а в ней подпапки – «Заказы» и «Реализация».

Публикация веб-сервиса 1С:Документооборота на веб-сервере. Это очень простой процесс. Производится в режиме конфигуратора. Запускаем 1С:Предприятие от имени администратора.

Заходим в программу 1С:Документооборот под пользователем с административными правами. Выбираем пункт меню Администрирование / Публикация на веб-сервере.

Указываем имя публикации и каталог. Нажимаем кнопку «Опубликовать».

Затем можно запустить браузер и загрузить нашу конфигурацию 1С:Документооборот по адресу «http:// your_comp/Doc/ »

Где «your_comp» - имя компьютера или ip-адрес веб-сервера.

А «Doc» - каталог публикации (C:\inetpub\wwwroot\Doc\ ).

Указание адреса публикации в 1С:ERP Управление предприятием 2. Заходим в программу под пользователем с административными правами. Выбираем «НСИ и администрирование/Настройка интеграции/1С:Документооборот».

Указываем те возможности бесшовной интеграции, которые мы планируем использовать.

Устанавливаем флажок «Интеграция с 1С:Документооборотом» , вводим адрес публикации «http:// your_comp/doc/ »

Следующее действие, которое нужно выполнить – это выбрать имя пользователя для подключения к ДО.

Для всех пользователей, работающих в 1С:ERP следует создать в базе документооборота учетные записи и сообщить пользователям их пароли. Доменная авторизация не работает, необходимо использовать авторизацию 1С: Предприятия. Хорошо если имена учетных записей в документообороте и 1С:ERP совпадают.

Признаком успешного подключения станет появление на рабочем столе в «1С:ERP Управление предприятием 2» формы задач из конфигурации Документооборота.

Это способ сказать программе о соответствиях между объектами 1С:ERP и ДО, например, заказом клиента и соответствующим ему видом документа в документообороте (внутренним документом «Заказ клиента»), когда документы 1С:Документооборот создаются на основании документов 1С:ERP. Указываем, как заполняются реквизиты документов, на основании чего и в каком порядке.

• Заполнение на основании. Например, заполнение реквизита «Контрагент» в базе документооборота на основании реквизита «Контрагент» из 1С:ERP. Или заполнение реквизита «Ответственный» в ДО на основании реквизита «Автор» в Управлении предприятием.

• Заполнение каким-то предопределенным значением. Пример, при создании новых документов в ДО, мы будем назначать им папку «Из 1С:ERP». Важный момент – настройка автоматического обновления реквизитов. Настраивая правила, устанавливаем флажок «Обновлять значения реквизитов». Как пример – реквизит «Сумма».

Можно продумать сложную бизнес-логику и внедрить ее в поле «Выражение на встроенном языке». Например, на основании статусов согласования в ДО назначать статусы документам в 1С:ERP.

Также мы можем сообщить, что нужно присоединять печатные формы документов при создании документов в конфигурации 1С:Документооборот. Указываем какие печатные формы будем добавлять и в каком формате.

Пример использования ДО для синхронизации со справочником Контрагенты

1С:Документооборот не позволяет автоматически создавать контрагентов в 1С:ERP Управление предприятием 2. Мы это сделаем другим способом.

В базе Документооборота создаем контрагента (ООО «Новый»). Заходим в карточку и отдаем на исполнение.

Заходим в Управление предприятием на начальную страницу. Нажимаем «Обновить» и видим нашего контрагента. Заходим в карточку контрагента и видим гиперссылку, указывающую на то, что надо вручную связать данного контрагента между ДО и 1С:ERP.

Заполняем ИНН контрагента, записываем и закрываем. Опять заходим и видим, что гиперссылка исчезла, контрагент полноценно занесен в базу 1С:ERP.

Существует еще много способов и возможностей использования бесшовной интеграции ИС с 1С:Документооборотом. Удачи в настройке!

Со временем OLAP-системы стали реальной угрозой рынку ERP. Заказчик зачастую предпочитал покупать аналитические приложения в качестве интеграционного инструмента для своей “лоскутной” автоматизации. Почувствовав опасную тенденцию, большинство производителей ERP-систем на сегодняшний день либо разработали свои собственные OLAP-приложения, либо тесно интегрировались с зарекомендовавшими себя производителями OLAP-ов. К слову сказать, попытки первых самостоятельно изобретать велосипед не привели к ожидаемому успеху. Любой “наскоро сколоченный” OLAP все равно уступал по функциональным возможностям промышленным системам анализа и слабо справлялся с теми многоаспектными данными, которые способны генерировать высококлассные ERP-системы.

Казалось бы, ответ на вопрос “Из каких компонент должна состоять полноценная Информационная Система Управления Предприятием?” достаточно очевиден. ERP и OLAP. Однако есть и здесь одно “но”. Как известно, три классические фазы управления – Планирование, Учет и Контроль – в некоторых задачах пересекаются настолько тесно, что становится трудно отделить одно от другого. Следовательно, полноценная автоматизация таких задач с помощью только средств учета или только средств анализа невозможна. Возьмем в качестве примера функцию Финансового планирования. Для реализации этой задачи необходимы, как минимум, следующие данные по кредиторской задолженности:

Счета к оплате

Открытые позиции (задолженность в разрезе поставщиков)

Контракты на поставку

Заказы на поставку

Платежи (текущие и плановые)

Бюджетные статьи

Плюс, требуется все то же самое, но со стороны дебиторов. Все эти таблицы обязательно содержат в себе условия оплаты, из которых необходимо построить график ожидаемых выплат и поступающих платежей. Задача заключается в следующем. Необходимо из всех этих таблиц построить график движения денежных средств на квартал, а то и на месяц вперед с разбивкой по неделям или даже по дням. Сразу же на ум приходят “кубы”. А если мы пытаемся учесть сделки находящиеся на стадии переговоров или собираемся оценить последствия изменения условий одного из существующих контрактов? С помощью какой такой “комбинации” разнородных систем мы можем смоделировать будущее финансовое состояние нашей компании? Скорее всего, здесь помог бы некий интерактивный куб-отчет. Мы хотим вводить свои данные, но не в ERP-систему, а прямо в наш “куб-отчет-форму”. Это даст нам возможность эмулировать то или иное развитие событий и поведение финансовых показателей по состоянию на определенную дату прогнозируемого периода.

Многие финансовые аналитики для решения таких задач используют широко известныйExcel. Однако эта популярная программа годится для одного пользователя. И то, если этот пользователь достаточно искушен в вопросах связи Excel с внешними приложениями. В нашем же случае речь идет о слаженном взаимодействии целой группы сотрудников финансовых служб, каждый из которых имеет свои собственные полномочия по работе с графиком платежей. Добавим сюда еще и менеджеров – финансовых контролеров и членов бюджетного комитета, контролирующих работу своих подчиненных. Получается, что для автоматизации функций аналогичных финансовому планированию необходимо иметь использовать такое Приложение, которое обладает эргономичностью популярных электронных таблиц, “транзакционностью” ERP-систем и аналитической мощью OLAP-ов.

Кроме финансового планирования, существует еще множество функций, “умещающих” в себе более чем одну фазу управления. Бюджетирование, как процесс постановки, детализации и согласования бизнес-целей предприятия, так же нуждается в механизме, объединяющем усилия большого количества пользователей в рамках единого информационного пространства. Ведь в ходе составления бюджета фазы планирования (централизованная публикация бюджетных планов), учета (ввод детальной информации по бюджетам на местах) и контроля (анализ фактического исполнения регламента составления бюджета) неминуемо пересекаются между собой за счет итеративного характера самого процесса бюджетирования. Вместе с тем, бюджетирование в целом представляет собой часть одной фазы управления – планирования.

Многие OLAP-производители, осознав необходимость в приложениях такого рода, начали создавать версии, специализированные для автоматизации управленческих задач бюджетирования, финансового планирования, анализа и контроля. В этой гонке на лидирующие позиции удавалось выходить в основном тем, кто стал разрабатывать и продвигать приложения полностью специализированные под решение управленческих задач.

Международная компания IDC, специализирующаяся на независимом мониторинге рынка программного обеспечения, объединила такие приложения в новое семейство – BPM (BusinessPerformanceManagement , т.е. Управление Эффективностью Бизнеса).

BPM-системы позволяют связывать воедино такие понятия как миссия компании, стратегия развития, цели, долгосрочные планы, среднесрочные перспективы и конкретные бюджеты на ближайший период. В рамках подобной среды сотрудничества топ-менеджеры могут публиковать черновую версию бюджетов для линейных менеджеров (начальников отделов). Последние начинают дополнять эти цифры своим представлением: могут ли они выполнить эти цели, какие ресурсы им для этого нужны. Система позволяет им видеть и использовать в своей работе отчетность смежных подразделений: на основе планов поставок сырья, оценивать свои возможности по объемам производства и т.п. Далее, откорректированные и дополненные на нижнем уровне цифры агрегируются вновь до общекорпоративного уровня. Весь этот процесс “двунаправленного” бюджетирования итеративно повторяется до тех пор, пока не будет составлен наиболее “реальный” бюджет.

Стоит ли говорить, что благодаря единой среде сотрудничества, каждый работник начинает более четко осознавать свою роль в процессе управления организацией. Достоверность бюджета повышается за счет вовлечения рядовых исполнителей в процесс его составления.

Разумеется, построение такой системы не возможно без мощнейшего механизма консолидации финансовых и количественных данных. Механизма, позволяющего любому подразделению использовать собственную валюту и вместе с тем агрегированный баланс конвертировать в корпоративную валюту. Кроме того, реальный механизм консолидации подразумевает наличие функции “исключения” внутрикорпоративных оборотов. Консолидация в огромной разветвленной структуре – очень трудно контролируемый процесс. Зачастую, данные агрегированного баланса нуждаются в обратном анализе. Когда возникает необходимость проследить весь процесс “рождения” конкретной цифры, помогает “аудиторский протокол”.

Что еще дают своим пользователям BPM-приложения? Уважающий себя финансовый менеджер не отправится вплавь по очередному бюджетному периоду, не взяв, помимо основного, пару-тройку бюджетов “про запас”: на случай отрицательного или “не запланировано положительного” развития событий. В кризисный момент требуется без промедления перевести организацию на “аварийный бюджет”. При этом времени на пересмотр, согласование и опубликование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат, естественно, нет. Специализированные компьютерные системы класса BPM позволяют вести несколько версий бюджета или финансового плана организации и, при необходимости, оперативно переключать все структурные подразделения на новую версию.

BPM-приложения повернулись лицом к руководству компаний. Топ-менеджеры, работающие с BPM, теперь могли самостоятельно настраивать систему под свои нужды, не обращаясь к специалистам отдела автоматизации. Ведь не каждый топ-менеджер захочет допустить других к стратегическим планам, структуре доходов и т.д.

Аналитическая функциональность BPM-приложений обеспечивает возможность составления отчетности “на лету”: любой элемент существующих измерений можно с помощью мыши положить в аналитическое окно и прямо на экране создать свой “куб” данных. Так называемые “контрольные агенты” BPM вовремя обнаруживают отклонения фактических показателей от их плановых величин и оповещают об этом. Сбывается мечта любого директора – когда можно, придя с утра на работу, включить компьютер и увидеть там сразу же все проблемные места предприятия, сфокусировать свое внимание на тех местах, где возникли отклонения. А если менеджер уже сработался с системой, то она ему сможет предложить даже некоторые возможные варианты решения возникших проблем.

Аббревиатура ERP происходит от английского выражения Enterprise Resource Planning , что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:

• Управление финансовыми ресурсами - ведение налоговой отчетности, бухгалтерского учета, планирование бюджета;
• Управление трудовыми ресурсами;
• Управление активами;
• Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов.

С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.

Простыми словами ERP системами являются комплексы мероприятий, включающие в себя: модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.

Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия

Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:

• Платформа - основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
• Инструменты управления данными - сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
• Подключаемые модули - независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.

Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:

1. Внутренние - программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
2. Внешние - программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры (например, личный кабинет дропшиппер посредника).
3. Коннекторы - программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют обмен данными.

Где взять ERP систему для предприятия

Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:

1. Создание собственного продукта . Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
2. Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия . Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
3. Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании . Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.

Как выбрать и внедрить ERP систему

Универсальной системы планирования ресурсов, подходящей для всех компаний, не существует. Для каждого производства выбирается свой наиболее оптимальный продукт, который затем корректируется в процессе внедрения.

Виды ERP систем для предприятий

Классификация систем планирования ресурсов предприятия осуществляется по нескольким параметрам, учет которых поможет вам в выборе подходящего продукта. Так, по назначению они могут быть отраслевыми и общими. Первый вариант подходит для очень крупных компаний, а также для предприятий, выпускающих уникальный продукт или применяющих нестандартные методики ведения бизнеса.

По виду организации выделяют системы следующих форматов:

• Публичные - доступ к общему функционалу программы имеет множество пользователей, но ваши данные доступны только сотрудникам вашей компании.
• Приватные - программа изолирована и может изменяться, и дорабатываться под задачи компании.
• Гибридные - совокупность двух видов.

По типу хранения информации:

• Облачные - базы данных располагаются на внешних серверах.
• Внутренние - данные хранятся на собственном сервере компании.

По формату пользовательского интерфейса:

• Стационарные (десктопные) - программное обеспечение для подключения к базам данных устанавливается на ПК и может работать автономно от сети интернет, используя только внутренние коммуникации.
• Браузерные (работающие только онлайн) - доступ к системе осуществляется через сайт компании и личный кабинет сотрудника, клиента или партнера.

По архитектуре программного обеспечения:

• Модульные - складываются из множества компонентов (модулей), разработанных для решения различных задач.
• Монолитные - единые комплексные программы.

По классу лицензии на использование:

• Проприетарная - закрытое ПО, для использования которого требуется оплатить лицензию.
• Open Source - бесплатные программы с открытым исходным кодом.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Неправильный выбор системы управления предприятием ERP не только повлечет за собой дополнительные расходы, но и может негативно отразиться на работе предприятия. Чтобы не допустить ошибок, вам нужно знать основные из них:

• Отсутствие правильно выбранной и четко сформулированной цели . Важно понять, что ERP - должна улучшать работу компании, перенимая положительные стороны и компенсируя отрицательные. А потому, при выборе необходимо точно определить какой эффект от внедрения должен быть получен. Если вашей целью является оптимизация бизнеса в целом, вы не получите необходимого результата. Все задачи должны быть конкретизированы в техническом задании (ТЗ). При этом система должна быть адаптирована под компанию, а не наоборот. Полностью перестраивать бизнес, особенно если он прибыльный, под систему ERP - ошибочно.
• Неправильный выбор методики решения поставленных задач . Каждая система ERP построена для определенной сферы бизнеса. Она может быть адаптирована для производственной сферы или исключительно для торговли.
• Односторонний взгляд на выбор системы . Команда специалистов, составляющих ТЗ, выбирающих и контролирующих процесс внедрения системы должна включать в себя представителей различных отделов компании (IT, продаж, кадрового, производственного). В противном случае итоговый продукт будет выбран с позиции удобства только одного звена пользователей и не принесет должной эффективности предприятию в целом.
• Недостаточная квалификация разработчика и специалистов, осуществляющих внедрение . Процесс создания и интеграции системы планирования ресурсов имеет высокую стоимость и многие компании, стремясь снизить затраты, обращаются к фирмам с малым опытом или используют бесплатные ERP системы, что достаточно рискованно.
• Низкий уровень контроля процесса интеграции программы в систему .
• Сложность интерфейса . Если программа слишком сложна для интуитивного понимания, вы можете столкнуться с проблемой необходимости обучения персонала работе с ней. Это также повышает риск случайных ошибок при внесении данных, что влечет за собой некорректное планирование и все вытекающие последствия.

Какие функции должна обеспечивать система планирования ресурсов

Основной инструмент при планировании бизнеса, позволяющий принимать решение - это отчетная документация. Именно она является основой работы ERP, которая в свою очередь должна предоставлять возможность анализировать данные отчетов с различных позиций. А потому эффективная ERP система должна обладать рядом следующих функций:

• Обеспечение удобного документооборота . Основным назначением ERP систем является обеспечение быстрого оформления документации (счета, накладные, отчеты, прайсы), а также последующих операций с ними (поиск, доступ, пересылка, редактирование).
• Планирование . Алгоритм системы, особенно для производства, должен позволять планировать платежи, поставки, работу склада, сезонные изменения, объемы продукции. Для каждой компании планирование производства носит индивидуальный характер и привязано к объемно-календарной стратегии.
• Прозрачность информации . Программа должна фиксировать все операции, стороны, объемы и даты их проведения, что сделает работу компании более прозрачной для анализа.
• Разграничение доступа для разных уровней . Поскольку система охватывает очень большой объем информации о работе компании, большая часть которой должна оставаться закрытой для сотрудников нижних уровней, клиентов и партнеров, она должна позволять закрывать часть данных для пользователей с различным допуском.
• Единая сеть данных . Система ERP должна обеспечивать возможность отслеживать все процессы в отдельности (например, сделки) на всех уровнях от закупки сырья и производства, до оформления продажи и уплаты налога.
• Кадровый учет . Программа должна предусмотреть возможность контроля численности персонала, планирование графика выходов и отработанных часов, учет уровня квалификации сотрудников и составление графиков отпусков, прохождения курсов повышение квалификации. Также эффективная система планирования предусматривает возможность расчета зарплат и премий, с учетом формы оплаты труда.
• Работа с поставщиками . Функционал системы должен позволять хранить и обрабатывать базу поставщиков, отправлять запросы на наличие, планировать формирование заказов, высвобождение оборотных средств и оплату счетов, контролировать процесс доставки, а также вести отчетность по закупкам.
• Работа с клиентами . Система должна позволять вести полный учет данных по каждому клиенту, независимо от того сколько юридических лиц входит в структуру последнего. Это подразумевает не только возможность предоставления клиенту работать через собственный кабинет, но и хранение данных по совершенным сделкам, дебиторской задолженности, планированию поставок, обработке счетов, истории сотрудничества. Это позволяет изучать спрос и уровень прибыли, полученной от каждого клиента.
• Сервисное обслуживание и ремонт . Если речь идет о производстве, эта часть программы должна обеспечивать планирование технического осмотра оборудования, графика проведения планового ремонта, модернизации или замены оснащения предприятия. Для торговых предприятий в системе должна быть предусмотрена возможность учета сервисного обслуживания проданных товаров и ремонта по гарантийным обязательствам.

Особенности внедрения ERP

Система планирования ресурсов оперирует базами данных, которых, как правило, очень много. Непосредственно сама информация может находиться на различных носителях, включая бумажную документацию, а потому ее перенос в электронный формат - это огромный труд. Сами данные разделяют на две группы:

• Важные - информация, которая является основой деятельности предприятия. Это данные о работе и управлении производством, отчетность отдела продаж и кадровиков. Они должны использоваться в системе ERP обязательно.
• Общие - информация, имеющая значение для конкретной компании, которая не используется компанией постоянно, но является также важной. Эти данные добавляются в систему по необходимости или по требованию руководства компании.

Идеальная ERP должна предусматривать возможность использования всех видов данных, но на практике, чтобы упростить процесс внедрения, для начала учитываются важные, а затем постепенно интегрируются общие.

Исходя из того, какие данные должны быть использованы и требуемого функционала системы, составляется техническое задание. Оно представляет собой официальный документ (инструкцию), демонстрирующий какие задачи и цели необходимо реализовать в процессе внедрения. На основе ТЗ составляется календарный план работ по интегрированию.

Выделяют три стратегии внедрения системы планирования ресурсов предприятия:

1. Пошаговая интеграция - вначале в эксплуатацию запускаются основные модули (например, учет финансов, бухгалтерия и документооборот), а затем после отладки их работы, постепенно внедряются остальные. Этот метод занимает очень много времени и не может продемонстрировать достижения результата сразу. Он нередко применяется компаниями при самостоятельной разработке системы.
2. Комплексное внедрение - система применяется сразу по всем направлениям и в полном объеме, а затем производится постепенная отладка работы. Этот метод позволяет быстро интегрировать систему планирования ресурсов предприятия. Он применяется при покупке готового программного обеспечения.
3. Комбинированный метод - внедрение ERP систем происходит сразу по всем направлениям деятельности, но поэтапно. Эта стратегия позволяет максимально сократить время на внедрение при наименьшей потере качества работы. Чаще всего применяют такую методику частные компании, предлагающие услуги по разработке индивидуального ПО.

Как работает ERP система и кому она необходима

Учитывая сложность и высокую стоимость, внедрение ERP будет целесообразным только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Высокую эффективность такие системы демонстрируют для крупносерийного производства, в различных корпорациях и холдингах. Если же компания не выпускает широкий ассортимент или занимается изготовлением мелких партий, столь серьезная система планирования ресурсов ей не требуется, и только замедлит процесс и приведет к неоправданным убыткам.

Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств является использование ERP систем небольшими компаниями, работающими в условиях очень высокой конкуренции, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.

Чтобы понять нужна ли вам такая система, необходимо просчитать экономическую эффективность от ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (снижение запасов, скорость производства продукции, сокращение штата, повышение производительности труда), и в итоге для самого предприятия должна приносить дополнительную прибыль или, как минимум, сокращение расходов.

Краткий обзор популярных ERP

Чаще всего основные ERP системы компаний - это готовые продукты, скорректированные под деятельность предприятия. Они могут быть платными и бесплатными. При грамотном внедрении можно добиться эффективности в обоих случаях.

Популярные бесплатные продукты:

• ERPNext - минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Основной недостаток - ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличивать за дополнительную плату.
• Галактика ERP - разработана под отечественный рынок и позволяет учитывать частые изменения в законодательстве.

Платные программы:

• SAP ERP - одна из наиболее популярных систем, предлагающих широкий функционал и удобный интерфейс.
• 1С:Предприятие - достаточно популярная и доступная по цене система, предлагающая большое количество специализированных решений.
• OpenBravo ERP - программа для среднего уровня с удобным масштабированием и доступной стоимостью.

Достоинства и недостатки ERP

Большинство недостатков ERP систем вытекает из ее основных качеств, поскольку основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении программы связаны с допущением ошибок при принятии решения о необходимости использования и непосредственном выборе ПО.

Отрицательные стороны интеграции системы планирования ресурсов

Несмотря на то, что назначение ERP систем - это улучшение процесса деятельности производства, они имеют свои недостатки. В числе последних:

• Сложность программы и, как следствие, высокая цена покупки и внедрения.
• Повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки данных , включая сервера для хранения резервных копий. Оно должно быть надежным и быстродействующим, что определяет высокую стоимость.
• Необходимость обеспечения дополнительной защиты данных , тщательный контроль системы безопасности и настройка иерархии доступа. Хранение информации в электронном формате, и особенно с доступом через сеть, повышают риск хищения или уничтожения (намеренного или случайного) важных документов.
• Зависимость от энергообеспечения компании . Если в офисах, складских помещениях или в торговых залах компании неполадки с электрической сетью, работа компании может полностью остановиться.

Практические достоинства ERP-системы

Внедрение стратегии и программного обеспечения для учета и планирования ресурсов - это эффективный способ добиться улучшений в работе компании, который обладает следующими преимуществами:

• Возможность интеграции в различные типы производства и быстрая адаптация под широкий спектр деятельности предприятий. Система ERP подходит для промышленных комплексов, банковских организаций, торговых предприятий, сферы услуг.
• Поддержка методов планирования по различным направлениям деятельности компании.
• Возможность построения виртуального предприятия.
• Качественный учет финансов по всем подразделениям.
• Возможность управления корпорациями с большим количеством международных подразделений и удаленных сотрудников.
• Масштабируемость и гибкость для внедрения на предприятиях различной величины.
• Способность работать с другими программами и приложениями, используемыми на предприятии.
• Интеграция данных в единую систему, что делает их доступными для множества отделов.

Понимая особенности ERP системы, что это простыми словами и как выбрать для своего предприятия, вы сумеете предостеречь себя от ошибочной покупки ненужного вам дорогостоящего продукта, подобрав наиболее эффективный, сможете грамотно осуществить внедрение, добиться повышения эффективности и прибыли компании.